SITE MEKLĒŠANA

Kādi ir sekretāra pienākumi?

Lai skaidri definētusekretāra pienākumus, ir jāzina, kas tieši par to runā. Galu galā šo amatu var aplūkot vairākos aspektos. Piemēram, ir zināms sekretārs-referents kā biroja darbinieks, ģenerālsekretārs kā organizācijas vadītājs, valsts sekretārs kā valsts ierēdnis, sekretārs kā diplomātiska persona, galvas sekretārs kā darbinieks un citas iespējas. Visbiežāk, atsaucoties uz šo amatu, tie nozīmē darbinieks, kas veic uzdevumus (norādījumus) uzņēmuma vadībā, kā arī viņa struktūrvienību individuālos vadītājus. Izrādās, ka sekretāra oficiālie pienākumi šajā gadījumā tiek samazināti līdz vienotu uzdevumu izpildei, lai atrisinātu organizatoriskos un tehniskos jautājumus.

Kādam sekretāram ir jāzina un viņam jādara

sekretariāta pienākumi
Katru dienu sekretāram ir jāveic šādas funkcijas:

  1. Saņemt informāciju no padotajiem nodošanai tās vadītājam.
  2. Organizēt telefona sakaru vadītāju. Viņa prombūtnē ņem informāciju un pēc tam to dara direktora uzmanību.
  3. Saņemiet un saglabājiet tālruņu ziņojumus.
  4. Radīt apstākļus parastajam galvas darbam: uzraudzīt nepieciešamību pēc biroja piederumiem un biroja iekārtām.
  5. Palīgs ražošanas organizācijātikšanās un sapulces. Dalībniekiem iepazīstināt pasākuma datumu, vietu un laiku. Savāc nepieciešamos materiālus, nodrošina apmeklētāju klātbūtni un uztur sanāksmes protokolus.
  6. Veikt biroja darbu uzņēmumā.Lai to izdarītu, sekretāram jāsaņem, jāsaskaņo ienākošā korespondence un jānosūta vadībai. Tad, pamatojoties uz uzlikto vīzu, lai dokumentus pārsūtītu izpildītājiem saskaņā ar sarakstu. Sekretāra pienākumos ietilpst arī viņu izpildes gaitas, izpildes termiņu un rezultātu kontrole.
  7. Veikt darbu ar drukāšanu un dokumentu reproducēšanu.
  8. Organizēt apmeklētāju uzņemšanu uzņēmuma vadītājam un, ja iespējams, radīt apstākļus problēmu tūlītējai risināšanai.

Lai izpildītu šos šķietami vienkāršos sekretāra darba pienākumus, darbiniekam būtu jāzina:

  • visu uzņēmuma vadības struktūru un tās struktūrvienības;
  • uzņēmuma harta, personāls un struktūra, tā profils, attīstības perspektīvas un specializācija;
  • normatīvie dokumenti biroja darba pienācīgai veikšanai;
  • noteikumi par biroja iekārtu un komunikāciju līdzekļu izmantošanu;
  • BTW, OT, ugunsdrošības un rūpnieciskās sanitārijas noteikumi;
  • darba organizācijas darba vietas noteikumi;
  • normatīvie un tiesību akti, rīkojumi, lēmumi, plānošanas, grāmatvedības uzskaite un veiktā darba kvalitātes vadība.

kancelejas sekretāra darba pienākumi

Darbinieka specifiskums

Ja tas ir specifiskāks, šaursspecializācija, situācija ir nedaudz atšķirīga. Piemēram, ņemiet vērā klerikas sekretāra amata pienākumus. Posma nosaukumā ir skaidri noteikts veiktā darba aspekts. Parasti katrā uzņēmumā jau ir oficiāla instrukcija, kurā norādīti uzskaites speciālista norādījumi. Ja šādas instrukcijas nav, tad to labāk ir izveidot. Lai to izdarītu, izmantojiet kvalifikācijas rokasgrāmatu, kurā ir aptuvenie paraugi. Pēc tam standarta versija jāformulē konkrētai organizācijai, ņemot vērā specifiku un iekšējās funkcijas. Parasti sekretariāta pienākumiem skaidri jānorāda trīs galvenās jomas:

  1. Darbs ar korespondenci. Uztveršana, apstrāde mūsdienu veidā un savlaicīga nosūtīšana.
  2. Pareiza iekšējās dokumentācijas uzturēšana.
  3. Reģistrācija, stingra grāmatvedības uzskaite un dokumentu pārsūtīšana uz arhīvu drošībai.

darba sekretāra sekretārs

Referenta darba iezīmes

Dažos uzņēmumos, piemēramkas ietver plašu pienākumu loku: no "palīdzības dienesta" līdz "direktora vietnieka vietai". Šādam ekspertam jābūt plašam zināšanu lokam un labai situācijas vadībai. Reportiora sekretāra amata pienākumi ir nedaudz paplašināti saistībā ar varas palielināšanu. Parasti tas parasti ir sekretāra darbs, bet vārds "referents" padara dažus papildinājumus standarta sarakstā. Konkrēti sekretārs-recenzents var patstāvīgi saņemt apmeklētājus noteiktos jautājumos. Kam ir noteikta informācija, viņš spēj pieņemt savus lēmumus. Turklāt referents veic atbildīgus uzdevumus par organizācijas (uzņēmuma) saimniecisko darbību. Dažreiz referenta sekretārs ir atbildīgs par personāla uzskaites vadības uzturēšanu. To dara tikai tad, ja kopējais darba apjoms ļauj veikt papildu pienākumus.

  • Reitings:



  • Pievienot komentāru