SITE MEKLĒŠANA

Darījumu korespondences noteikumi pa e-pastu. Biznesa vēstule: paraugs. Kā nosūtīt e-pastu pa e-pastu

Pēdējo desmit gadu laikā biznesa korespondenceizmantojot e-pastu, ir guvusi milzīgu popularitāti un ir kļuvusi par vienu no galvenajiem biznesa komunikācijas veidiem. Šodien ir grūti atrast tādu personu, kas nelietotu e-pastu starppersonu komunikāciju praksē. Neskatoties uz to, daudzi cilvēki šodien ir jautājums, kā nosūtīt e-pastu, lai visi noteikumi ir jāievēro? Kā izmantot literāru vēstuli, lai adresātam radītu labu iespaidu par sūtītāju?

Šajā rakstā ir izklāstīti uzņēmējdarbības noteikumikorespondence pa e-pastu, kā arī rakstā sniegtie praktiskie padomi palīdzēs jums uzzināt pareizu biznesa komunikāciju, veidojot e-pastu.

Daudzi sāk savu dienu arpastkastes pārbaude jaunām ziņām. Bet, lai lielu nožēlu, neskatoties uz šīs informācijas apmaiņas metodes izplatību, daudzi nezina, kā pareizi lietot biznesa korespondences valodu, e-pastu izmantojot neformālu saziņas veidu.

Pateicoties e-pasta ziņojumu piegādes ātrumampasts vienkāršo svarīgu oficiālu dokumentu, veidlapu, lietojumprogrammu apmaiņu, bet šeit cilvēki sūta vēstules kļūdas. Ļoti bieži notiek, ka, veidojot e-pastu, apmainoties ar jebkādiem failiem, adresāti kaut kāda iemesla dēļ nesagatavo pievienotos esejas un neietilpst tēmās, kas var sarežģīt saņēmēju darbu. Šī raksta mērķis ir atbildēt uz jautājumu: kā nosūtīt vēstuli pa e-pastu un izpildīt visus biznesa rakstveida paziņojuma noteikumus, izmantojot e-pastu?

Sastādot e-pastu, jāaizpilda visi iesniegtie lauki

Darījumu korespondences noteikumi pa e-pastuuzliek vēstules sūtītājam pienākumu aizpildīt visus e-pastā norādītos laukus, piemēram, saņēmēja adresi un vārdu un vēstules sūtītāju. Noteikti raksturojiet tēmu, kas īsi apraksta nosūtāmās vēstules būtību. Ļoti bieži no pareizi aprakstītās tēmas atkarīgs no nosūtītās vēstules liktenis un tajā norādītās problēmas risinājuma ātrums. Uzņēmuma e-pasta adresei vajadzētu sākt ar sveicienu - šis vienkāršais adreses cieņas atspoguļojums sarakstā ir ļoti svarīgs. Pēc sveiciena teksts jāievēro, ko sauc par "vēstules ķermeni", un beigās tiek atstāts paraksts, piemēram, "Ar cieņu Brisov Petr Ivanovich".

kā veikt biznesa korespondenci pa e-pastu

Sveiciens biznesa korespondencē

Šajā brīdī ir jāturpina asinātjūsu uzmanību, jo cieņas žests ir ļoti svarīgs jebkurā biznesa komunikācijas aspektā. Optimāla sveiciena frāze ir "Laba diena" vai "Sveika". Darījumu korespondences vadīšana pa e-pastu ierobežo sūtītāju, izmantojot frāzes "Labā vakara" vai "Labrīt", jo saņēmējs var lasīt vēstuli daudz vēlāk nekā to saņēmis. Tāpat nav pareizi izmantot svešzemju izteicienu apsveikumu, kas tiek izmantoti neoficiālā saziņā.

Pēc vārda vai frāzes sveicieniemjums jāatsaucas uz saņēmēju pēc vārda un patronimitātes, un gadījumā, ja sūtītāja vārds nav zināms, jūs varat izlaist šo brīdi. Pēc sveiciena vārda jūs varat sākt paziņojumu par vēstules mērķi.

Pievienotie faili biznesa korespondencē pa e-pastu

Ja vēstules galvenais mērķis ir ne tikairakstisks stāstījums un jautājuma būtības izklāsts, bet arī faila nosūtīšana, vispirms ir vispirms jāpievieno nosūtītais objekts. Bieži gadās, ka daudzi sūtītāji, raugoties no neuzmanības, vēstules tekstā norādot jautājuma būtību, aizmirst piesaistīt nepieciešamos ieguldījumus. Šāda neuzmanība var negatīvi ietekmēt biznesa vēstules sūtītāja uzņēmējdarbības reputāciju.

biznesa korespondences piemēri

E-pasta adresei jābūt atpazīstamai un kodolīgai

Darījumu korespondences noteikumi pa e-pastuuzliek sūtītājam pienākumu saņemt atpazīstamu elektronisko nosaukumu, kuram patiešām jābūt patiesai informācijai par sūtītāja vārdu. Ļoti lakoniski un muļķīgi izskatās oficiāli burti un adreses, kad elektroniskā adrese norāda neformālas izteicienus vai vārdus, piemēram, elektronisko adresi "limon_petya". Tas izskatās ļoti nepieņemams pieaugušajam. Lai veiktu biznesa korespondenci, labāk ir izveidot atsevišķu e-pastu un sekot biznesa korespondences etiķetei pa e-pastu.

Izmantojot ātro atbildes funkciju (atbilde), lai atbildētu uz iepriekš saņemtajiem e-pasta ziņojumiem

Atbildes vai atbildes funkcija (saīsinātā formāšķiet, ka Re :) palīdz lietotājam ātri reaģēt uz iepriekš nosūtītajiem ziņojumiem no sūtītāja. Šai funkcijai ir arī universāla iespēja lasīt iepriekšējo saraksti ar sarunu biedru konkrētajai tēmai. Bet biznesa korespondences noteikumi pa e-pastu uzliek sūtītājam pienākumu pārdēvēt biznesa vēstules tēmu, ja sarakstes laikā tiek mainīta diskusijas būtība.

Pirms biznesa vēstules nosūtīšanas jums jāpārbauda pareizrakstības kļūdas un pieturzīmes

E-pasts vienkāršo informācijas apmaiņu, betar darījumu sarakstē nevajadzētu par zemu noteikumus krievu valodu, kā atzina neuzmanīga kļūda var ietekmēt uzticību sūtītāja. Pirms sūtīt e-pastu, jums vajadzētu redzēt teksta vairākas reizes, un rūpīgi pārbaudīt ofograficheskih un interpunkcijas kļūdas. Daudzi e-pasta klienti ir pareizrakstības pārbaude funkciju, tāpēc jums vajadzētu pievērst uzmanību vārdi pasvītrots ar sarkanu. Ja šaubāties par pareizo pareizrakstību, jums vajadzētu meklēt palīdzību no interneta vai pārbaudīt pareizrakstību, izmantojot pareizrakstības vārdnīcu.

biznesa korespondences etiķete pa e-pastu

Galamērķa lauks jāaizpilda pēdējā vietā

Lai izvairītos no nepabeigtu vaiNegodoti burti, biznesa vēstules saņēmēja adrese jāievada pēdējā brīdī pirms nosūtīšanas. Šis noteikums ir iekļauts arī biznesa korespondences pamati e-pastā. Tā notiek tā, ka, aizpildot saņēmēja lauku, e-pasts var piedāvāt sarakstu ar iepriekš izmantotajiem adresātiem, šeit arī viņiem jāpievērš uzmanība, lai nepareizi nosūtītu apkopoto biznesa vēstuli ārējam adresātam.

Biznesa vēstules strukturēšana

Piemēro teksta strukturēšanas noteikumusne tikai papīra nesējiem, bet arī biznesa korespondences noteikumiem pa e-pastu. Adresāta ne vienmēr ir ērti lasīt lielu teksta ziņojumu apjomu monitora ekrānā. Lai vienkāršotu šo punktu, ir nepieciešams pārtraukt tekstu loģiski veidotos mazos punktos un neļaut komplicētus teikumus rakstīt biznesa vēstuļu tekstā. Viena teikuma optimālais ilgums biznesa vēstulē nedrīkst pārsniegt piecpadsmit vārdus.

Biznesa vēstules būtība ir jānorāda pēc būtības

Papildus biznesa vēstules priekšmeta saņēmējamBūtu jāņem vērā arī galvenā teksta pirmais un otrais teikums. Sūtītāja uzdevums vēstules sākumā ir norādīt problēmas vai jautājuma būtību, uz kuru viņš vēršas pie saņēmēja. Pirmajā teikumā jānorāda mērķis, kādā tiek nosūtīta biznesa vēstule. Paraugs: "Mēs informējam, ka beidzas saistību nosacījumi saskaņā ar līgumu Nr. 45, kas stājās 02.01.2017." Par biru materiālu piegādi ". Lai atjaunotu līgumu, jums jāiesniedz otrs dokumentu pakete. " Sakarā ar šo mērķi saņēmējam ir iespēja izprast biznesa vēstules galveno ideju. Ja burta teksts ir pārāk liels, tad objekta pievienošanas funkciju ir labāk izmantot kā pielikumu teksta dokumenta formā, bet ar teksta lauku jums jāatstāj pievienotā eseja, kas izgaismo biznesa vēstuli. Paraugs: "Mēs nosūtām jums elektronisko kopiju no uzņēmuma Makstroy LLC vēstules par jūsu atsauksmi. Mēs lūdzam jūs informēt savu lēmumu par līguma Nr. 45 pagarinājumu no 2010. gada 2. janvāra "Par lieko materiālu piegādi" līdz vēstulē norādītajam termiņam. "

Katram biznesa e-pastam ir jāatbild

Ir negatīvi uzņēmējdarbības piemērikorespondence, ja saņēmējs kādu iemeslu dēļ ignorē biznesa vēstuli. Dažreiz var rasties gadījumi, kad atbildi nevar sniegt konkrētu situāciju dēļ, piemēram, problēmas risināšanas laiks var ilgt vairākas dienas vai saņēmējs domā un nevar tūlīt atbildēt uz uzdoto jautājumu. Šajā gadījumā tam vajadzētu īsi komentēt, piemēram, "Sveiki, Pēteris Ivanovičs. Es saņēmu jūsu vēstuli, bet līdz šim man ir grūti atbildēt, jo man ir jākonsultējas ar augstāko vadību. Es paziņošu par problēmu mūsu uzņēmuma izpilddirektoram un nedēļas beigās sniegs oficiālu atbildi. Ar cieņu, pārdošanas vadītājs Belov Ivan Gennadievich. "

biznesa korespondence pa e-pastu

Ir vērts atcerēties, ka, ja atbilde netika sniegta trīs darba dienu laikā, tad biznesa vēstules saņēmēja klusumu var novērtēt kā ignorēšanu un atteikšanos sazināties ar sūtītāju.

Sastādot atbildes vēstules, uz visiem jautājumiem jāatbild

Ja adresātam nosūtīta vēstule ir saņēmusijautājuma raksturs, tad, rakstot vēstuli, atbildes uz jautājumiem ir jānorāda tādā secībā, kāds ir saņemtajā biznesa vēstules tekstā. Ja ir uzdoti jautājumi, sūtītājs cer saņemt konkrētas atbildes uz tiem. Rakstot vēstuli, atbildes nevajadzētu numurēt, jums vienkārši ir jāidentificē ideja. Lai atbildētu uz visiem uzdotajiem jautājumiem, vispirms jums vairākkārt jālasa saņemtā biznesa vēstule un, ja ir pārāk daudz jautājumu, labāk tos rakstīt atsevišķi, lai novērstu caurlaidi. Ja nav iespējams atbildēt uz dažiem izvirzītajiem jautājumiem, ir vērts norādīt, ka šobrīd kādu iemeslu dēļ atbildi nevar sniegt.

biznesa korespondences pamati pa e-pastu

Neizmantojiet saīsinājumus, emocionālo dizainu un lielos burtus

Ir negatīvi uzņēmējdarbības piemērisaraksti, kad sūtītāji to atšķaida, izmantojot neformālas zīmes smaidu formā. Viņu lietojumprogramma ir populāra, sazinoties sociālajos tīklos, bet darījumu korespondences noteikumi neatbalsta šādas emociju izpausmes, jo saņēmējs var nezināt viņu īsto nozīmi un ņemt tos uz nesaprotamu pieturzīmju kļūdas.

biznesa korespondences piemēri

Arī ir jāatsaka teksta rakstīšanaar lielajiem burtiem. Internetā vārdu kopu, kas rakstīts lielajiem burtiem, sauc par "kliedzošām frāzēm", un biežāk šādām frāzēm ir negatīva krāsa. Saņēmējs, lasot elektronisko biznesa vēstuli, var uzskatīt šādu fontu negatīvi, kas negatīvi ietekmēs jēgas izpratni. Gadījumā, biznesa vēstules ir nepieciešams, lai uzsvērtu, cik svarīgi punktu, labāk izmantot ievada frāzes, piemēram, "Lūdzu, ņemiet vērā, ka jums ir nepieciešams, lai nodrošinātu dokumentu paketi par pagarināt līgumu ne vēlāk kā 10/02/2017 gadā" vai "Lūdzu, ņemiet vērā, ka dokumentus līguma pagarināšana jāiesniedz līdz 2017. gada 10. februārim. "

Nenosūtīt konfidenciālu informāciju pa e-pastu

Nosūtīt personīgu vai konfidenciālu informācijuInformāciju par to, ka ir labāk pamest e-pasta kastes, jo uzbrucēji draud tos pārtvert, lai tos izmantotu savos algotā darbos. Šāda informācija var ietvert: tālruņa numurus, bankas karšu paroles, personas bankas kontus utt. Ir svarīgi atcerēties, ka informācija tiek saglabāta pasta aģenta serverī, un, ja to var uzlauzt, to var nozagt.

Vēstules beigās jābūt sūtītāja parakstei

Kā jau minēts, katrs nosūtītsvēstulē jābūt īpašam parakstam. Bieži pastkastes izstrādātāji ievada paraksta bloka funkciju, kurā varat ievadīt savus datus par amatu, vārdu un kontakttālruņa numuru. Pēc tam šis bloks tiks automātiski parādīts katras vēstules beigās, tādējādi vienkāršojot rakstīšanu. Ir svarīgi pareizi sagatavot parakstu, lai saņēmējam, atbildot uz vēstuli, būtu iespēja pareizi adresēt sūtītāju. Parakstu piemērs var izskatīties šādi: "Ar cieņu, pārdošanas vadītājs Nikolajs Petrovs, +79810000000".

biznesa korespondences noteikumi pa e-pastu

Izdarot secinājumus, var atzīmēt, ka,Lai saprastu, kā veikt biznesa korespondenci pa e-pastu, jums nav nepieciešams apgūt papildu un sarežģītus elementus. Jāievēro tikai etiķetes pamatnoteikumi un jāievēro krievu valodas normas.

  • Reitings:



  • Pievienot komentāru